ケアマネ営業で紹介を増やす｜訪問・記録・報告の回し方と残し方

居宅介護支援事業所を回ってはいるものの、挨拶と名刺交換で終わってしまう。案内も置いてきたのに、その後の相談が入らない。担当者が替わったとたん、それまでの関係がゼロに戻る。在宅系サービスの管理者様からは、この形のご相談をいただきます。

この記事では、ケアマネジャーからの紹介獲得を訪問・記録・報告の3つの工程に分けて整理します。訪問時のマナーではなく、担当が替わっても続けられる回し方が主題です。医療介護福祉の法人様に特化してご支援を行っているケアプラが、営業先ごとのきっかけの違いから、紹介を受けたあとに返すもの、記録の残し方までをお伝えします。

この記事の結論は次の3点です。

• 紹介の獲得は1回の訪問で完結せず、訪問・記録・報告の3工程に分けて整理できます
• 紹介元となるのは居宅介護支援事業所・地域包括支援センター・病院の地域連携室で、それぞれ会える相手と持っていくものを分けて整理します
• 訪問の回数だけでなく、受け入れ可否の返し方と経過報告の頻度も、あらかじめ決めておく項目になります

3つの工程でそれぞれ何をするかは、次の表1のとおりです。

ケアマネジャーへの営業は、訪問・記録・報告の3つをひと続きで回します

ケアマネジャーへの営業は、訪問だけでなく、訪問内容の記録と、紹介を受けたあとの報告までを一続きの業務として設計できます。

営業というと、事業所を回って挨拶をし、案内を置いてくる場面が思い浮かびます。ただ、訪問そのものは入口にあたります。ケアマネジャーがサービスを組み直すのは利用者様の状態が変わったときで、相談のタイミングは訪問日とは限りません。その場面で事業所の名前と連絡先が相手の手元にある状態をどう作るかを、実務の中心に置きます。

そこで本記事では、紹介獲得を訪問・記録・報告の3つの工程に分けて整理します。訪問で伝え、記録で残し、報告で返す。この3つを別々に扱うと、どこまで話したかが担当者の記憶にしか残らない形になります。

3つの工程のうち、営業のノウハウとして語られやすいのは訪問です。一方で記録と報告は、事業所ごとに運用が異なる部分です。本記事ではこの2つを厚めに扱います。

この記事で扱う範囲

本記事が対象にするのは、訪問介護・訪問看護・通所介護といった在宅系・通所系のサービスです。利用の入口がケアマネジャーや病院からの相談にあるため、紹介元との接点づくりが本記事の対象になります。

有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅のように、ご本人・ご家族の検討が入口になる入居系サービスは、見学や資料請求からの流れが別になります。入居系については「有料老人ホームの入居者獲得｜3段階の切り分け」をご覧ください。

また、紹介経路は集客全体の一部です。紹介以外の経路も含めた地図と、どの経路から手をつけるかの考え方は「介護事業所の集客｜紹介経路と自力経路の分け方」にまとめています。本記事はそのうち、紹介経路の実務を担当します。

そもそもケアマネジャーに相談が発生するのは、どんなときか

相談が生まれるのは、利用者様の状態が変わってケアマネジャーがサービスを組み直すときです。その場面が相談の起点になり、営業先ごとに会える相手や持っていくものが変わります。

訪問の回数を増やす前に、相手側で何が起きたときに連絡が必要になるのかを先に押さえておきます。そのうえで、伝える内容を相手ごとに組み立てます。

ケアマネジャーの役割と、事業所選びのどこに関わるか

ケアマネジャー（介護支援専門員）は、居宅介護支援事業所に所属し、利用者様の状況を把握したうえでケアプラン（居宅サービス計画）を作成します。サービス担当者会議で関係者の意見をまとめ、利用が始まったあともモニタリングで状態を確認し、必要があれば計画を見直します。

事業所選びの場面でケアマネジャーが担うのは、候補を挙げて利用者様とご家族に示す役割です。居宅介護支援では、利用者様がご自身でサービス事業所を選べるよう、複数の候補を示す運用が一般的です。具体的な取り扱いは運営基準と自治体の通知で定められているため、最新の内容は所管の自治体の基準・通知でご確認ください。営業で目指すのは「指定してもらうこと」ではなく、候補として挙げられる状態をつくることになります。

そのため、営業で用意するのはどの状態像の方なら受けられるかを判断できる情報です。相手の手元にその情報がある状態を作ります。

営業先は3つ｜きっかけと会える相手が違います

在宅系・通所系のサービスで紹介元になりうるのは、居宅介護支援事業所・地域包括支援センター・病院の地域連携室です。それぞれ所属する職種と窓口の開き方が異なるため、訪問のしかたも分けて考えます。

どこから回るかは、自事業所のサービス種別に応じて先に絞り込みます。退院直後の依頼が中心か、要支援の方の利用が中心かによって、優先して回る先の候補が変わります。まずは直近1年で紹介が入った先を並べ、どの経路から来ているかを確認するところから始められます。

母数を知って、回る範囲を先に決める

厚生労働省「令和6年介護サービス施設・事業所調査の概況」によると、全国の事業所数は居宅介護支援が37,258、訪問介護が37,264、訪問看護ステーションが18,042です。出典は厚生労働省 介護サービス施設・事業所調査です（2026年9月18日参照）。

この数字が示すのは、営業先も同業も全国規模では回りきれる数ではないということです。だからこそ、訪問する範囲を先に決めます。自事業所から車で何分以内か、どの市区町村までか、といった線を引き、その中にある居宅介護支援事業所と地域包括支援センターを一覧にします。一覧を作った時点で、訪問の対象件数が確定します。

範囲を決めずに始めると、遠方の事業所への単発の挨拶で終わりがちです。相談が入る時期を事前に読むことは難しいため、回れる範囲に絞り、同じ先へ継続して伺えるようにするという組み立て方ができます。

空き情報と対応できる範囲を自分たちで更新できる形にしておくと、訪問で伝えた内容と同じ情報を自事業所のページにも掲載できます。依頼前に決めておきたいことを並べた介護のHP発注前チェックリストは、フォームからお申し込みいただいた方へお送りしています。

訪問は、担当と回数を決めてから回します

訪問は担当と回数を先に置きます。初回は自事業所が対応できる範囲、2回目以降は空き状況と直近の変化、というように場面ごとに伝える内容を決めておきます。

何を伝えるかは、何回目の訪問かで変わります。初回と2回目以降では、相手が必要としている情報が違います。場面ごとに内容を分けておくと、短時間の訪問でも伝える項目が定まります。

初回は情報量よりも、判断のしやすさを優先して組み立てます。提供できるサービスの範囲をはっきり書いておくと、相手は「この状態像の方なら相談できる」と整理できます。「何でもご相談ください」という伝え方では、対応できる範囲が相手に伝わらない形になります。

担当は誰が持つか｜管理者の片手間になると止まりやすい

紹介営業を続けるうえで最初に決めておきたいのが、誰が担当するかです。管理者が自分の業務の合間に回る形にすると、現場で欠員が出た月や実地指導の準備が重なった月に、訪問の時間を確保しづらくなります。

続けやすくするには、担当者と、月に使う時間を先に置きます。たとえば「毎週水曜の午後2時間は訪問にあてる」と決め、カレンダーに先に入れてしまう形です。カレンダーに入れておくと、他の予定との調整が明示的になります。1件あたりの所要時間は事業所ごとに違うため、自事業所で数件を実測します。このとき、面談の時間だけでなく移動と記録を書く時間まで含めて測ると、確保した枠を割ったときの件数が実態に近くなります。そこから訪問の間隔を決められます。

なお、訪問の頻度について、各社の公開情報では月1回程度とする記述が見られますが、これは一次調査にもとづく目安ではありません。自事業所で確保できる時間から逆算し、回れる件数で決めて記録に残す形をとります。

担当は、管理者以外の職員に持ってもらう選択肢もあります。相談員やサービス提供責任者が担当する場合、現場の状況を直接答えられるという利点があります。一方で、受け入れ可否の判断をその場で返せるとは限らないため、誰がいつまでに返すかを事前に取り決めます。

当社がご支援してきたのは採用支援・SNS運用代行・ホームページ制作の領域で、医療介護福祉の法人様を100社以上支援してまいりました。営業代行や紹介営業の代行は行っておりませんので、訪問そのものは事業所の中で担当を立てて進めていただく前提です。

嫌がられる営業と、触れないほうがよいこと

訪問の際に控えたい進め方として、次の4点を社内で共有します。

• 用件が終わったあとも話を続け、長居する
• 連絡せずに訪問することを繰り返す
• 他の事業所を引き合いに出して否定する
• 担当している利用者様の情報を、必要のない範囲まで尋ねる

また、紹介の見返りにあたる行為については慎重な確認が必要です。金品や物品を渡す、過度な便宜を図るといった行為は、介護保険法や運営基準の解釈に関わります。判断に迷う場合は自己判断で進めず、所管の自治体の基準・通知でご確認ください。差し入れや手土産の扱いを含め、取り扱いは自治体によって示し方が異なることがあります。

渡した紙は、記録票に転記して二重配布を防ぐ

訪問のたびに紙を渡していると、同じ資料を繰り返し置いてくる状態が起きます。渡したものを記録票に書いておくと、次に伺うときに「前回は事業所案内、今回は空き状況の1枚」と手元で切り替えられます。日付入りの空き状況は毎回更新して渡し、事業所案内は体制が変わったときだけ差し替える、という分け方ができます。

なお、紙そのものの作り方と配布の方法は「訪問介護事業のチラシ作成｜記載内容と配布方法」が扱っています。

対応できる範囲は、自事業所のページにも書いておく

紹介元は訪問の場だけでなく、事業所のページでも対応できる範囲を確かめています。何をどこまで載せるかは「訪問看護のホームページ制作｜載せる情報と構成3パターン比較」にまとめています。

紹介が来たあとに返すもの｜受け入れ可否・経過報告・断り方

紹介を受けたあとに何を返すかまでが、設計の対象になります。受け入れ可否をいつまでに返すか、経過をどの頻度で返すかを、あらかじめ取り決めます。

営業の話は初回の訪問で終わりがちですが、紹介元から見ると、1件目の相談を投げたあとの対応も同じだけ情報になります。返事がどれくらいで来たか、受けたあとにどんな連絡があったか、受けられなかったときにどう扱われたか。この3つは、紹介元とのやりとりとして自事業所側にも残しておきたい項目です。

受け入れ可否の連絡は、速さを優先する

開始日が決まった状態での相談では、返事までの時間が相手の調整スケジュールに影響します。そのため、受けられるかどうかの返事をいつまでに返すかを先に決めておくという組み立て方ができます。

その場で決められない場合も、保留のまま置かないようにします。次の3点を伝えておくと、相手は待つ時間を見込めます。

• いま確認している内容（担当者の空き、訪問できる時間帯など）
• いつまでに返事ができるか（「明日の午前中まで」など具体的な時点）
• 返事をする担当者の名前と連絡先

担当者が不在の時間帯に相談が入ることも想定し、電話を受けた職員が何を聞き取るかを社内で取り決めます。利用者様のお住まいの地域、希望する開始時期、必要なサービスの内容と頻度、紹介元の連絡先。この4点が揃っていれば、折り返しの判断ができます。

経過報告は、誰が・いつ・どこまでを先に決める

サービスが始まったあとの報告は、頻度を決めてから返します。頻度も内容も決めていないと、報告の有無が担当者ごとの判断に委ねられます。

決めておく項目は3つです。1つ目は誰が返すか（担当者か管理者か）。2つ目はいつ返すか（初回訪問の後・月に1回・状態が変わったとき）。3つ目はどこまで伝えるか（訪問の実施状況、ご本人の様子で気づいた変化、ご家族からの相談事項）です。

内容を書くときは、ケアプランの見直しに使える形を意識します。「変わりありません」だけでなく、いつ・どんな場面で・何があったかを短く添えます。

受けられなかったときの返し方

紹介を受けられない場面も出てきます。エリアの外だった、希望する時間帯に空きがなかった、必要な体制が整っていなかった、といった理由です。このとき、断るときに何を伝えるかも合わせて決めておきます。

• 受けられない理由を具体的に伝える：「今は難しい」ではなく、時間帯なのかエリアなのか体制なのかを伝えると、相手は次に相談する条件を判断できます
• いつなら受けられる見込みかを添える：「来月に担当者が1名増えるため、その後であれば調整できます」のように、時期が分かるように伝えます
• 代替になる選択肢に触れる：曜日を変えれば受けられる、回数を調整すれば入れる、といった条件があれば伝えます

断りの連絡についても、いつまでに返すかを受け入れの場合と同じルールで扱います。

担当者が替わるときの引き継ぎ

担当者が異動や退職で替わる場面に備えて、引き継ぐ項目を先に洗い出します。

引き継ぐ内容は、訪問先の一覧、事業所ごとの記録票、直近で返した報告の内容、次に伺う予定の時期です。あわせて、前任者と新任者が1度は同行して挨拶に伺う形にすると、窓口が替わったことを相手に直接お伝えできます。

記録の残し方｜訪問1件ごとの記録票を作る

訪問先・訪問日・話した内容・渡したもの・次につなぐ一言の5項目を、1件ずつ残しておきます。担当が替わったときに、どこまで話したかを引き継げる状態にしておきます。

記録を残す目的は、集計のためではありません。次に同じ先へ伺うときに、前回どこまで話したかを思い出せるようにするためです。そのため、月末にまとめて書くのではなく、訪問した当日に1件ずつ書ける粒度にします。項目を絞れば、事業所に戻った直後に書き終えられる分量に収まります。

書き方で1点だけ決めておきたいのが、利用者様に関する記載の扱いです。相談の中で個人が特定できる情報に触れることがありますが、記録票には残さず、内容を要約する形にとどめます。記録票は営業の引き継ぎに使うもので、ケアの記録とは目的が違うためです。

この記録を使うのは、紹介がしばらく入らない先をどう扱うかを考えるときです。前回いつ伺い、何を伝えたかが残っていれば、訪問の間隔を見直すのか、伝えている内容を見直すのかを検討する材料が揃います。記録が無い状態だと、判断材料が担当者の記憶しかありません。

在宅系のサービスは事業所数が多く、事業所の入れ替わりも起きています。東京商工リサーチの集計では、2025年の訪問介護事業者の倒産は91件（2026年1月9日公表）、休廃業・解散は465件（2026年1月23日公表）でした。紹介元の側でも、これまで依頼していた先が受けられなくなる場面が起こりえます。記録を残しておくと、どの先と最後にいつ接点を持ったかを自事業所で把握できます。

集客全体の中での位置づけを確認する

紹介元の数と紹介件数をどう数え、自事業所の主な経路が紹介なのかそれ以外なのかを判断する部分は、集客全体の設計にあたります。経路ごとの内訳の取り方と、どの経路に時間を配分するかの考え方は「介護事業所の集客｜紹介経路と自力経路の分け方」で扱っています。本記事の記録票は、そのうち紹介経路の中身を残すためのものと位置づけられます。

当社は医療介護福祉の法人様を100社以上ご支援しています。ご支援しているのは採用支援・SNS運用代行・ホームページ制作の領域で、営業代行や紹介営業の代行は行っておりません。採用・職員体制づくり、ホームページやSNSでの情報発信に関するご相談は無料で承っています。お問い合わせフォームから、1営業日以内にご返信します。お電話は06-4400-1681（受付9:00〜20:00・日祝除く）です。

ケアマネジャーへの営業に関するよくある質問

訪問の頻度はどのくらいが目安ですか

外部で示されている目安をそのまま採用するよりも、自事業所で確保できる時間から決めます。担当者と月に使う時間を先に決め、自事業所で実測した1件あたりの所要時間（移動と記録を書く時間を含む）で割ると、回れる件数が出ます。その件数を訪問先の一覧に割り当てると、1つの先へ何か月に1回伺えるかが決まります。決めた間隔は記録票に残し、実際に守れているかを後から確認できるようにしておきます。

アポイントは取ったほうがよいですか

事前に連絡しておくほうが、相手の時間を確保しやすくなります。ケアマネジャーは日中に訪問や担当者会議で外出していることが多く、連絡なしに伺うと不在の可能性があります。病院の地域連携室も、面会の可否や時間帯が決まっている場合があります。電話で在席している時間帯を確認し、用件と所要時間を先に伝えておくと、短時間でも話ができます。

何を持っていけばよいですか

初回は事業所案内、2回目以降は空き状況を書いた1枚を用意します。空き状況の紙には、いつ時点の情報かという日付を入れておきます。日付を入れておくと、相手はその情報がいつ時点のものか確認できます。加えて、相談の窓口となる電話番号と受付時間を、どの紙にも同じ形で入れておきます。渡した紙は記録票に書き残し、次回に同じものを重ねて渡さないようにします。

誰が営業を担当するのがよいですか

担当の置き方は本文の「担当は誰が持つか」で整理しています。ここでは、職員が数名の小規模な事業所での回し方を補足します。専任を置けない場合は、訪問そのものを増やすより、紹介を受けたあとの返事と報告を先に形にするほうが着手しやすくなります。訪問は月の初めの1日だけに集約し、その日に回れる件数へ訪問先を絞る方法もあります。担当が1人のときほど、記録票を残しておくと不在時に別の職員が対応できます。

紹介がゼロの月が続くときはどう見ればよいですか

まず記録票を見返し、訪問の間隔が空いていないかを確認します。次に、伝えている内容が相手の判断材料になっているかを見ます。対応できる曜日・時間帯やサービスの範囲が、相手の手元に残る形で伝わっているかを確かめられます。あわせて、受け入れ可否の返事や経過報告が滞っていないかも確認します。訪問の回数だけを増やす前に、記録と報告の側を先に見直すという順番で確認します。

ホームページは紹介獲得に関係ありますか

訪問で伝えた内容は、あとから紹介元がページで見返す対象になります。掲載する内容は本文の「対応できる範囲は、自事業所のページにも書いておく」で触れたとおりです。費用の決まり方や依頼先の選び方は「介護のホームページ制作｜費用の決まり方と依頼先4タイプ比較」が扱っています。

まとめ：ケアマネジャーからの紹介獲得で押さえる5点

• 紹介獲得は訪問・記録・報告の3工程です。訪問した内容を記録し、受けたあとに報告を返すところまでを1つの業務として設計します
• 営業先は3つあり、会える相手と持っていくものが違います。居宅介護支援事業所はケアマネジャーと管理者、地域包括支援センターは保健師・社会福祉士・主任ケアマネジャー、病院は医療ソーシャルワーカーと退院支援看護師が窓口です
• 訪問は担当と回数を先に決めておきます。誰が担当し、月にどれだけの時間を使うかを、カレンダーに入れる段階まで具体化します
• 受け入れ可否をいつまでに返すか、受けられないときに何を伝えるかまで、あらかじめ取り決めます
• 訪問1件ごとの記録票を残すと、担当が替わったときにどこまで話したかを引き継げます

今日できるのは、直近3ヶ月に紹介の相談をいただいた事業所を書き出し、最後に訪問した日を横に並べることです。日付が空いている事業所が、次に伺う先になります。

医療介護福祉の法人様を100社以上ご支援し、ご利用中のお客様への満足度アンケート調査では満足度90%以上をいただいています。当社がご支援しているのは採用支援・SNS運用代行・ホームページ制作の領域で、営業代行や紹介営業の代行は行っておりません。採用・職員体制づくり、ホームページやSNSでの情報発信に関するご相談は無料で承っています。お問い合わせフォームから、1営業日以内にご返信します。お電話は06-4400-1681（受付9:00〜20:00・日祝除く）です。あわせて介護のHP発注前チェックリストも、フォームからお申し込みいただいた方へお送りしています。