介護施設のSNS運用ルールは何を決める？8項目と記録の残し方

SNSで採用の発信を始めたいが、利用者様の写り込みや職員の顔出しをどう扱えばよいか決まらない。ひな型を探しても出てくるのは他法人の規程そのもので、自施設で何を決めればよいのかが分からない。こうしたご相談をいただきます。

この記事では、施設が自分たちで決める8項目と、決めたことの記録の残し方、何かあったときの初動を整理します。法令の解釈は扱いません（判断に迷う場面では、公的なガイダンスの参照先と専門家への相談をご案内します）。

医療介護福祉の法人様を100社以上支援しているケアプラが、実際の運用の立ち上げからお伝えします。

この記事の結論｜決めるのは8項目

1. 目的（ご家族への共有か、採用向けの発信か）
2. 担当と役割（撮る人・書く人・確認する人・管理する人）
3. 投稿前の確認（確認する人と代理、確認の観点）
4. 撮影してよい範囲（撮る場所・撮らない場所）
5. 同意の取り方（誰に・いつ・どの範囲で確認し、どこに記録するか）
6. 端末とアカウント（撮影端末・ログイン情報の管理）
7. 職員の私的利用の線引き
8. 何かあったときの連絡先

8項目を決めて1枚にまとめておくと、現場が迷わず動けるようになります。 法律の条文を写すよりも、誰が撮り、誰が確認し、何かあったとき誰に連絡するかを先に決めておくほうが、日々の運用では使われます。

介護施設のSNS運用ルールは、何を決めれば足りるのか

決めるのは8項目です。目的・担当・投稿前の確認・撮影の範囲・同意の取り方・端末とアカウント・職員の私的利用・何かあったときの連絡先を1枚にまとめます。

分厚い規程は必要ありません。現場の迷いは「この写真を載せてよいか」「誰に聞けばよいか」の2点に集約されるため、その答えを先に決めておけば、職員は立ち止まらずに投稿できます。

なお、個人情報の取り扱いについては関係省庁からガイダンスが公表されています。判断に迷う場合は、所管の自治体や弁護士等の専門家にご確認ください。SNS採用そのものの進め方は介護施設のSNS採用のやり方を4ステップで解説した記事、指針や記録の整備という観点は介護のコンプライアンス（法令遵守）の記事もあわせてご覧ください。

ルールに書く8項目

当社ではまず、既存の投稿の目的が「利用者様・ご家族向け」なのか「採用向け」なのかを確認しています。

投稿前の確認は誰がするか

撮る人と確認する人は分けてください。撮影した本人は、外から見たときの印象に気づきにくくなります。

確認する人は1人に固定せず、代理を1名置きます。承認者が不在で投稿が止まると、確認が形骸化します。管理者と主任など2名を置くだけでも運用は続きます。

確認の観点は3つに絞ります。

• 写っている方に確認した範囲（顔・氏名・居室など）に収まっているか
• 背景に意図しない情報が写り込んでいないか（書類、ケア記録の画面、名札、他の利用者様など）
• 外に出して差し支えない表現か（ケアの場面の切り取り方、職員の言葉づかい）

1枚にまとめて共有する

8項目はA4で1枚に収めて、職員が見える場所に貼り出します。ファイルにとじた規程は、必要な場面で開かれません。

新しく入った職員の方には、入職時のオリエンテーションでこの1枚を渡し、「撮ってよい場所」と「困ったときの連絡先」は口頭でも伝えます。中途入職の方は前職の運用を基準に動くため、決め方が違う点を最初に共有します。外国人職員の方には、ふりがなを振る、撮ってよい場所・いけない場所を図で示すと伝わりやすくなります。

利用者様・ご家族の写真をどう扱うか｜確認と記録の残し方

写真の掲載は、ご本人・ご家族への説明と記録がそろっているかで判断します。公的なガイダンスとQ&Aが公表されているため、迷う場合はそちらと専門家に確認します。

なお、写真の掲載と同意の考え方については、個人情報保護委員会・厚生労働省から医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンスと、同ガイダンスのQ&A（事例集）が公表されています。また個人情報保護委員会には、ホームページや機関誌に利用者の写真を掲載する場合の本人同意の要否を扱うFAQも用意されています。迷う場合はこれらの資料を確認したうえで、所管の自治体や弁護士等の専門家にご相談ください。

説明するときに伝える内容

口頭で「SNSに載せてもいいですか」と尋ねるだけでは、後から認識のずれが生まれます。次の4点を毎回そろえて伝えます。

記録の残し方

説明した内容は台帳の形で一覧にします。書類がファイルに綴じられているだけだと、投稿前に確認したい担当者がたどり着けないためです。

台帳に持たせたい項目は次の4つです。「顔が写る写真は不可だが後ろ姿は可」といった範囲の違いも、文章で残します。

ご本人の意思確認が難しい場合

認知症等でご本人の意思確認が難しい場合、進め方はケースにより判断が分かれます。施設として断定的に決めず、まずご家族や代理の方にご相談いただく手順を先に定めます。

そのうえで、誰が最終的に可否を判断し、迷ったとき誰に相談するかを施設内で取り決めておきます。具体的な場面での取り扱いは、所管の自治体や弁護士等の専門家にお問い合わせください。

あとから「やめたい」と言われたら

取り下げのご希望は十分に起こり得ます。決めておくのは、申し出をどこで受けるか、誰へ連絡するか、いつまでに対応するか、台帳へどう反映するかの4点です。過去の投稿をどこまでさかのぼるかも、あらかじめ方針を定めます。

職員の顔出しをどう記録するか｜個人アカウントの扱いもあわせて決める

顔出しの可否は、確認した内容と日付を残しておくと運用が続きます。私的アカウントの扱いは労務の判断が絡むため、就業規則の見直しは社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。

決めたことの記録の残し方

記録に残すのは、確認の結果と、いつ確認したかの2点です。当社が運用を始める前には、顔出しの可否を「可」「一部可」「難しい」の3段階で確認し、一覧で残しています。「後ろ姿や手元だけなら大丈夫」という中間の希望を落とさずに済みます。確認の進め方そのものは介護施設のInstagram採用で撮る前に決めること、動画で誰が出演するかの決め方は介護施設の採用動画で誰が出るかと撮影負担の抑え方で扱っています。

残しておきたい項目は次のとおりです。

• 氏名（または職員番号）と所属
• 可否の区分（可／一部可／難しい）
• 一部可の場合の条件（後ろ姿のみ、名札は写さない、など）
• 確認した日付と、確認した担当者名

更新は、入職時と年1回の見直し時期をあらかじめ設定します。保管場所は担当職員が見られる場所に置きつつ、個人情報を含むためアクセスできる人を限定します。

職員から撤回の申し出があったとき

気持ちが変わることは前提として組み込み、申し出の受付窓口と対応の流れを先に固めます。

対応は、今後の投稿に使わないことと、すでに公開している投稿を削除するか写真だけ差し替えるかを分けて考えます。方針を事前に決めておくと、担当者が上長の判断を待たずに一次対応できます。

退職するときの扱い

在職中に公開した投稿を退職後にどう扱うかは、退職時ではなく顔出しを確認する時点で取り決めます。退職時は手続きが立て込み、後回しになりやすいからです。

決めるのは、退職後も掲載を続けてよいか、削除を希望する場合の連絡方法、いつまでに対応するかです。退職者の写真が採用ページに残ると、候補者に実態と違う印象を与えかねません。

職員の私的アカウントの線引き

職員個人のアカウントでの発信は、私生活に関わるため、どこまでを施設のルールとして定められるかは労務上の判断が伴います。就業規則への記載や効力については、社会保険労務士・弁護士等の専門家にご確認ください。

施設側で先に整理できるのは「何を伝えるか」です。利用者様が写り込んだ写真、施設内で撮影したとわかる写真など、注意が必要な場面を挙げて共有する。相談窓口を決めておく。この2つは法令の解釈に踏み込まずに準備できます。

医療介護福祉の法人様を100社以上支援するなかで確認している観点を、チェックリストにまとめました。SNS撮影・掲載 同意チェックリストを無料で受け取る

※上記の資料は、フォーム送信後にご登録のメールアドレス宛へお送りします。法的な助言ではありません。判断に迷う場合は専門家にご相談ください。

端末・アカウント・退職者の棚卸し｜運用が壊れるのはここ

私物端末での撮影、引き継がれないログイン情報、退職者の投稿。この3つは、運用が止まってから気づくことが多い箇所です。

撮影に使う端末と、写真の保管

まず決めるのは、撮影に使う端末を私物のスマートフォンにするか、事業所の端末にするかです。私物では、施設内で撮影した写真が個人の端末に残り続けます。

事業所の端末を用意できない場合は、私物で撮影したあとの受け渡しの流れを手順にします。写真をどこに移し、端末側の元データを誰が消すのか、までを手順にします。

保管については、保存場所とアクセスできる人の範囲、保存期間を明記します。使わなかった写真は「投稿後3ヶ月で削除」のように期限まで書き込みます。

ログイン情報の管理

ログイン情報を担当者1人しか知らない状態は避けます。退職や急な休職で、施設が自社のアカウントに入れなくなることがあります。

あらかじめ次の点を固めます。

• ログイン情報を把握する人（担当者と管理者の複数名）
• 担当交代時に、いつ・誰が・何を引き継ぐかの手順
• アカウントに登録する連絡先メールアドレス

見落とされやすいのが3つ目です。個人のメールアドレスを登録していると、再設定や本人確認の通知がその個人にしか届きません。施設として管理できるアドレスに変更します。二段階認証の受け取り先も同じです。

過去の投稿の棚卸し

退職した職員が写っている投稿、終了したサービスの案内、変更前の連絡先。候補者は過去の投稿までさかのぼって見るため、古い情報は印象に影響します。

見直しの時期はあらかじめ設定しておきましょう。年度替わりや半年に1回など、施設の予定に組み込みやすい時期で構いません。全投稿の確認が難しければ、退職者が出た月だけ見る形もあります。

何かあったときの初動｜最初の1時間でやること

まず投稿を非公開にし、事実を確認し、関係者へ連絡します。削除だけを急ぐと経緯が残らず、あとから説明ができなくなります。

誰が・いつ・何を投稿し、どこまで広がっているかを押さえ、関係する方への説明をどう行うかまでが初動の範囲です。

時系列でやること

下の表は気づいた時点からの動きです。担当欄は実名で埋めてお使いください。

「30分以内」と区切るのは、担当者が自分で解決しようと動く時間をつくらないためです。

トラブル時の記録の残し方

削除する前に、投稿本文・投稿日時・コメント欄・表示回数などが分かる形でスクリーンショットを取り、日付を付けて保管します。

削除しても、ご家族や職員の方から「どんな内容だったのか」と問われる場面は残ります。撮影時の確認の記録、投稿の承認者、削除を決めた日時と理由まで残します。

相談先

施設内の連絡先は、ルールに書いて先に固めます。「投稿担当者が困ったら誰に言うか」が空欄だと報告が遅れます。夜間・休日の連絡先も同様です。

そのうえで、法令や労務にかかわる判断は専門家にご相談ください。顧問弁護士や社会保険労務士など、施設ごとの相談ルートを平時のうちに洗い出します。なお、個人情報保護法は、法に違反しただけで刑事罰になるわけではなく、個人情報保護委員会の指導・勧告を経て出された命令に違反したときに罰則の対象になる、と同委員会のFAQで説明されています（個人情報保護委員会「よくある質問」。同FAQでは、罰則に拘禁刑が含まれると示されています）。

どこまでを自施設で持ち、どこから外に出すかを整理するシートもご用意しています。SNS採用 内製・外注 判断シートを無料で受け取る

※上記の資料は、フォーム送信後にご登録のメールアドレス宛へお送りします。法的な助言ではありません。判断に迷う場合は専門家にご相談ください。

ルールを決めても運用が回らないときの選択肢

決めたルールを運用に落とし込むところで止まる施設もあります。撮影・確認・投稿のどの工程を外に出すかで負担は変わります。

ルールを作った直後は投稿が続くものの、数ヶ月で止まる。この状態は、ルールの内容ではなく工程の設計に原因があることが多いです。

止まりやすい工程

SNS運用は「撮る・確認する・投稿する」の3工程に分かれ、止まる場所によって打つ手が変わります。

• 撮る：業務の合間に撮影する時間が取れない。撮っても使える素材にならない
• 確認する：承認者が1人に集中し、確認待ちのまま投稿日が過ぎる
• 投稿する：文章を書く担当が決まらず、下書きのまま溜まる

どれが自施設の詰まりどころかを、まず1ヶ月分の投稿履歴で確認してください。投稿の中身が決まらないことが原因であれば、目的別の投稿ネタと年間カレンダーの作り方が参考になります。

外注の範囲は分けられる

外注は「全部任せるか、自分たちでやるか」の二択ではありません。撮影だけ、編集と投稿文の作成だけ、と工程を切り出せます。

依頼先のタイプごとの違いはSNS運用代行の依頼先4タイプと契約前の確認項目にまとめています。個人情報にかかわる判断（誰を写してよいか、どの情報を出さないか）は施設側に残し、手が足りない工程を外に出す。この分け方なら、ルールの主体は施設に残ります。

外注するときの成果物の権利

見落とされやすいのが、でき上がった写真や動画を施設側が自由に使えるかどうかです。採用サイトやパンフレットに転用したい場面は出てきます。

当社のSNS運用代行の場合、制作した動画の所有権はお客様のものとなり、二次利用もしていただけます。契約を検討される際は、成果物の権利がどちらに帰属するのか、契約終了後も使えるのかを事前にご確認ください。

当社の場合

これまで医療介護福祉の法人様を100社以上ご支援しています。一例として、大阪の就労支援B事業者様では、当社のSNS運用代行・採用代行・広告運用による支援の結果、SNS経由の応募が月0〜1件から月27件へ増加しました。成果の出方は施設の状況や地域によって異なりますが、撮影・投稿・応募対応までを一つの流れとして設計した事例です。

採用・職員体制づくり、ホームページやSNSでの情報発信について、無料でご相談いただけます。なお、法令の解釈やトラブル対応のご判断は、弁護士・社会保険労務士などの専門家へご相談ください。

当社の運用顧客への満足度アンケート調査では、満足度90%以上をいただいています。採用・職員体制づくり、ホームページやSNSでの情報発信について無料で相談することができます。お電話は 06-4400-1681（受付9:00〜20:00・日祝除く）へ。

介護施設のSNS運用ルールに関するよくある質問

Q. 同意書は必ず書面で取る必要がありますか

書面かどうかより、「どなたに、何を、どこまで説明したか」を記録に残せているかが運用の要点です。施設の方針を固める際は、公的なガイダンスとQ&Aを確認したうえで専門家にもご相談ください。

Q. 顔にモザイクをかければ確認なしで掲載してよいですか

加工の有無だけで判断せず、施設としての線引きを先に置きます。後ろ姿や手元でも、居室の様子や氏名の写り込みからご本人が特定される場合があります。迷う画像は保留し、専門家の見解を確認してから進めます。

Q. 職員の個人アカウントでの発信を施設が制限できますか

私生活上の発信をどこまで制限できるかは労務上の判断が絡むため、この記事で断定はできません。施設としては、写してよい範囲・施設名や制服の扱い・相談先を伝えます。就業規則の見直しは社会保険労務士や弁護士が窓口になります。

Q. ルールは就業規則とガイドラインのどちらに書きますか

現場で毎日使う判断基準は1枚のガイドラインにまとめ、服務上の位置づけは別の論点として整理します。就業規則への反映が必要かは、労務の専門家に確認のうえご判断ください。

Q. 投稿を削除すれば問題は解決しますか

削除の前に、投稿画面とコメントの状態を保存してください。削除すると何が起きたのかを説明できなくなり、ご家族や関係機関への報告が難しくなります。保存、事実の確認、共有、対応の判断という手順で進めます。

Q. 運用を外注する場合、ルールは誰が作りますか

撮ってよい範囲と確認の担当者は施設側で定めます。撮影データや投稿物の権利の所在、公開前の確認の流れは、外注先と契約段階で取り決めます。この2つは分けて整理してください。

Q. 職員への周知はどのように行いますか

入職時のオリエンテーションで説明し、判断基準を1枚にまとめて休憩室など目に入る場所に掲示します。外国人職員が在籍する施設では、図や写真の例で「これは可」「これは不可」を示すと伝わりやすくなります。

Q. ご本人の意思確認が難しい場合、どなたに確認すればよいですか

状況により判断が分かれるため、一律の答えは示せません。まずはご家族や代理の方にご相談いただき、施設内で「誰が確認し、誰が最終判断するか」の手順を決めておきます。迷う事案は弁護士等の助言を得てください。

まとめ：介護施設のSNS運用ルールで押さえる5点

• 決めるのは8項目。 分厚い規程ではなく、A4で1枚にまとめて見える場所に置く
• 写真の扱いは「説明した内容と、確認した範囲」を台帳に残す。 書面かどうかより、後から確認できる状態かどうか
• 職員の顔出しは可／一部可／難しいの3段階の結果を記録する。 退職時の扱いも、確認する時点で決めておく
• 端末・ログイン情報・過去の投稿は、担当が替わる前に棚卸しする
• 何かあったときは、削除の前に画面を保存する。 経緯を説明できる状態を残すため

今日からできるのは、8項目のうち空欄になっているものを書き出すことと、困ったときの連絡先を1人決めることの2つです。法令の解釈にかかわる判断は、所管の自治体や弁護士・社会保険労務士等の専門家にご確認ください。

当社は医療介護福祉の法人様を100社以上支援し、運用顧客への満足度アンケート調査で満足度90%以上をいただいています。採用・SNSでの情報発信について無料で相談する／SNS撮影・掲載 同意チェックリストを無料で受け取る

※上記の資料は、フォーム送信後にご登録のメールアドレス宛へお送りします。法的な助言ではありません。